Sekilas tentang Kamus Data

Kamus Data

·         Pengertian Kamus Data

            Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data selain digunakan untuk dokumentasi dan mengurangi redudansi, juga dapat digunakan untuk:

1. Memvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan keakuratan

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan

3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data

            Kamus Data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis sistem, Kamus Data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, Kamus Data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DAD.

            Kamus Data mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut:

            - Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan data dalam DFD

            - Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran (misalnya alamat diuraikan menjadi kota, negara dan kode pos)

            - Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data

            - Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran

            - Mendeskripsikan hubungan detil antar penyimpanan (yang akan menjadi titik perhatian dalam entity-relationship diagram)

·         Elemen-Elemen Data

            Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang akan dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal berikut:

1. Nama arus data, karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD,

maka nama dari arus data juga harus dicatat di Kamus Data.

2. Alias, alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu

ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau

departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan langganan

menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedangkan bagian gudang menyebutnya sebagai

tembusan permintaan persediaan. Baik faktur dan tembusan permintaan persediaan ini

mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.

3. Bentuk data, telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir:

• Dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di suatu

dokumen atau formulir.

• Hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya terdapat di

media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan komputer

• Hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk

variabel atau parameter yang dibutuhkan oleh proses penerimanya;

• Hasil suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini biasanya

berbentuk suatu variabel.

• Dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya berupa

suatu field (item data).

Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa: dokumen dasar atau

formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan di layar monitor,

variabel, parameter, field.

4. Arus data, arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan

menuju. Keterangan ini perlu dicatat di KD agar mudah mencari arus data di DAD.

5. Penjelasan, Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di KD, maka

bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. Misalnya

nama dari arus data adalah Tembusan Permintaan Persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai

tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.

6. Periode, periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di

KD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan

ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus

dihasilkan.

7. Volume, volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan volume

puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang

mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang

terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang

akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.

8. Struktur data, struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di KD terdiri dari itemitem

data apa saja.